Quali strumenti gratuiti può usare una startup nel 2026 e con quali limiti?
Molti software hanno un piano gratuito sufficiente per i primi mesi, ma i limiti sono più stretti di quanto si legge spesso: per esempio il piano gratuito di Mixpanel include fino a 1 milione di eventi al mese, quello di HubSpot 1.000 contatti e 2 utenti, quello di Asana 2 utenti. Scegli in base al limite che ti blocca per primo e ricontrolla il sito ufficiale ogni volta: i piani cambiano.
Limiti dei piani gratuiti verificati sulle pagine dei prezzi ufficiali di Slack, Notion, Mixpanel, Amplitude, HubSpot, Linear, Trello, Asana, Loom e Contentsquare il 12 novembre 2026. Dove il sito non era leggibile o bloccava l'accesso, non riporto numeri. I piani cambiano: controlla il sito ufficiale.
Come scegliere
Un piano gratuito è un costo nascosto: i dati e i processi che ci costruisci sopra sono difficili da spostare. Prima di adottare uno strumento chiediti: (1) che limite mi blocca per primo? (2) posso esportare i miei dati? (3) quanto costa il passo successivo? Le startup che non fanno questo conto scoprono i prezzi solo quando devono pagare.
- Slack Free: messaggi ricercabili per 90 giorni, fino a 10 app, huddle solo 1:1
- Notion Free: pensato per uso personale; con più membri il numero di blocchi è limitato; file fino a 5 MB
- Mixpanel Free: fino a 1 milione di eventi al mese
- Amplitude Free: fino a 2 milioni di eventi al mese
- HubSpot CRM gratuito: 1.000 contatti e 2 utenti
- Linear Free: 2 team, 250 issue; Trello Free: 10 board per Workspace; Asana Personal: 2 utenti
Comunicazione e documentazione
| Strumento | Limiti del piano gratuito (letti sul sito) |
|---|---|
| Slack | Messaggi salvati e ricercabili per 90 giorni; fino a 10 app; riunioni audio/video solo 1:1 |
| Notion | Gratuito per persona, pensato per uso individuale; con 2 o più membri il numero di blocchi è limitato; cronologia 7 giorni; file fino a 5 MB; fino a 10 ospiti |
| Loom | Starter gratuito: 25 video per persona, 5 minuti per video, fino a 50 membri del workspace, 720p |
Per Google Meet, Zoom, Discord, Confluence e Google Workspace non ho potuto leggere i limiti sul sito ufficiale: verificali direttamente prima di contarci. Alcune guide riportano numeri vecchi.
Analytics
| Strumento | Piano gratuito (letto sul sito) |
|---|---|
| Mixpanel | Fino a 1M eventi al mese; 10.000 sessioni di replay al mese; 10 feature flag attive; senza alert |
| Amplitude | Piano Free fino a 2M eventi al mese |
| Contentsquare | Piano Free: 200.000 sessioni mensili, 1 progetto, 1 mese di accesso ai dati; replay limitati al 5% delle sessioni (max 10.000) |
Per Google Analytics 4, PostHog, Plausible, Fathom e Hotjar non ho letto i limiti ufficiali: controlla le pagine dei prezzi. Nota che il sito di Hotjar rimanda alla pagina di Contentsquare. Per capire quando serve product analytics, vedi analytics per startup.
CRM e marketing
HubSpot, nella pagina ufficiale, indica per gli strumenti gratuiti 1.000 contatti, 2 utenti e 2.000 invii di email marketing al mese con il marchio HubSpot, più 3 template email. Quindi non è "illimitato": passata quella soglia dovrai pagare o cambiare strumento. Per Mailchimp, Brevo, Lemlist e Hunter non ho potuto leggere dati ufficiali: verifica numeri e condizioni. Confronta le alternative in CRM gratuiti per startup.
Gestione progetti
| Strumento | Piano gratuito (letto sul sito) |
|---|---|
| Linear | Membri illimitati, 2 team, 250 issue in totale, file fino a 10 MB |
| Trello | 10 board per Workspace, fino a 10 collaboratori, 250 comandi di automazione al mese, file fino a 10 MB |
| Asana (Personal) | Fino a 2 utenti, task e progetti illimitati, file fino a 100 MB |
Il vecchio dato "Asana gratis fino a 15 utenti" non è più coerente con la pagina ufficiale: oggi il piano gratuito indica 2 utenti.
Finanza, legale e HR
Qui conta più la conformità che il prezzo. Per contabilità e fatturazione elettronica italiana serve un software o uno studio che gestiscano gli obblighi italiani: vedi software di contabilità. Per firme elettroniche e contratti vedi legal tech per startup. Per il financial model parti da un foglio di calcolo: financial model per startup. Per l'HR e i dipendenti, verifica con il tuo consulente del lavoro cosa si può gestire con uno strumento gratuito. Non riporto piani gratuiti di Factorial, Yousign o DocuSign: non sono riuscito a leggerli sui siti ufficiali (pagine non raggiungibili o spostate).
Esempio: quando passare a pagamento (ipotesi dichiarate)
Ipotesi: CRM con 900 contatti e 2 utenti al piano gratuito. Il team assume una persona commerciale: servono 3 utenti. Se il piano a pagamento costasse 20 euro a utente al mese (prezzo inventato per l'esempio), per 3 utenti la spesa sarebbe 3 x 20 x 12 = 720 euro l'anno. Il confronto giusto non è "gratis o 720 euro" ma "quanto costa il tempo perso a gestire il limite". Se il vincolo blocca la vendita, il piano a pagamento si ripaga con un cliente in più.
Errori comuni
- Costruire su un piano gratuito senza sapere cosa succede al superamento del limite.
- Duplicare strumenti: tre posti diversi per le stesse note.
- Caricare dati personali di clienti su strumenti senza aver controllato la privacy.
- Fidarsi di liste vecchie: i limiti cambiano con frequenza.
Strumenti utili per il team a distanza sono richiamati in remote work in startup.
Fonti
- Slack, prezzi[1]
- Notion, prezzi[2]
- Loom, prezzi[3]
- Mixpanel, prezzi[4]
- Amplitude, prezzi[5]
- Contentsquare, prezzi[6]
- HubSpot, prezzi CRM[7]
- Linear, prezzi[8]
- Trello, prezzi[9]
- Asana, prezzi[10]
Fonti e riferimenti
- Slack, prezzi (slack.com) ↩︎
- Notion, prezzi (notion.com) ↩︎
- Loom, prezzi (loom.com) ↩︎
- Mixpanel, prezzi (mixpanel.com) ↩︎
- Amplitude, prezzi (amplitude.com) ↩︎
- Contentsquare, prezzi (contentsquare.com) ↩︎
- HubSpot, prezzi CRM (hubspot.com) ↩︎
- Linear, prezzi (linear.app) ↩︎
- Trello, prezzi (trello.com) ↩︎
- Asana, prezzi (asana.com) ↩︎