CRM gratuiti per startup italiane: HubSpot vs Notion vs Pipedrive

Piani, limiti e prezzi dei piani gratuiti e dei primi piani a pagamento di HubSpot, Zoho, Attio, Notion, Pipedrive e Folk letti sui siti ufficiali il 12 novembre 2026. I prezzi sono in valute e con regole IVA diverse a seconda del fornitore, e cambiano spesso: controlla la pagina prezzi prima di sottoscrivere.

Perché serve un CRM anche con pochi clienti

Senza un CRM, la pipeline di vendita vive nella testa del founder, nelle email e in qualche foglio di calcolo. I segnali tipici sono follow-up dimenticati, lead non assegnati e nessuno che sa a che punto è una trattativa. Un CRM non aumenta le vendite da solo, ma ti obbliga a registrare chi hai contattato, quando e cosa è successo dopo. Non serve nulla di sofisticato all'inizio: l'importante è usarlo ogni giorno.

HubSpot CRM

Il sito ufficiale presenta il CRM gratuito come "gratis per un massimo di 2 utenti, senza carta di credito". Include 1.000 contatti senza limiti di tempo e un tetto di 1.000 record sugli altri oggetti standard. L'integrazione email funziona con Gmail, G Suite e varie versioni di Outlook. Il supporto è tramite community, HubSpot Academy e base di conoscenza.

Dal gratuito si passa a Starter, che parte da 7 dollari per postazione al mese con pagamento annuale anticipato, o 10 dollari al mese con pagamento mensile; il prezzo regolare indicato è di 20 dollari per postazione. I prezzi sono in dollari e soggetti a imposte. Attenzione ai dati vecchi: molte guide parlano di contatti illimitati e di funzioni gratuite che oggi possono non essere più valide.

Zoho CRM

Zoho presenta una "Free Edition" gratuita per sempre per 3 utenti. Include gestione dei contatti, promemoria per i follow-up, automazione dei flussi di lavoro, fino a dieci modelli di email personalizzati, tracciamento di attività, riunioni e chiamate, importazione ed esportazione dei dati, report standard, accesso API (5.000 chiamate al giorno) e app mobile. I prezzi dei piani a pagamento non erano leggibili sulla pagina; l'unico prezzo esplicito è quello di Zoho CRM Plus, da 20 dollari per utente al mese.

Attio

Attio ha un piano gratuito limitato a tre utenti, 50.000 record e 3 oggetti. I piani a pagamento sono calcolati per spazio di lavoro con un prezzo base e un costo per ogni utente aggiuntivo: Plus parte da 35 euro al mese (fatturazione annuale; 45 al mese pagando mensilmente) per 1 utente, più 31 euro al mese per ogni utente in più (39 pagando mensilmente). È un CRM più flessibile, con dati strutturati, adatto a team tecnici; i limiti su oggetti e record vanno letti con attenzione.

Notion come CRM

Se il team usa già Notion per documenti e task, un database di contatti e trattative evita un altro strumento. Il piano gratuito di Notion ha limiti precisi: cronologia delle pagine di 7 giorni, 10 ospiti esterni, file fino a 5 MB, e per i workspace con più membri un tetto ai blocchi. Il piano Plus costa 9,50 euro per membro al mese (Business 19,50). Non ho dati ufficiali su un numero di contatti oltre il quale smette di funzionare: dipende da come costruisci il database e da quante persone lo aggiornano. Va bene in fase di scoperta del mercato, con poche trattative; diventa scomodo quando servono promemoria automatici e report sulla pipeline, funzioni che un CRM dedicato offre di serie. Per il ruolo di Notion nella base di conoscenza vedi comunicazione interna.

Pipedrive

Pipedrive è pensato per la gestione della pipeline di vendita. Sul sito ufficiale in italiano i piani sono Essenziale (14 euro per utente al mese), Espansione (39), Premium (59) ed Eccellente (79), con fatturazione annuale e IVA esclusa per le imprese dell'UE con partita IVA valida. La prova gratuita dura 14 giorni senza carta di credito. Non c'è un piano gratuito permanente. Si giustifica se hai una persona che vende ogni giorno e una pipeline che altrimenti si perde.

Folk

Folk è un CRM pensato per gestire relazioni personali e professionali (per esempio con investitori, media o partner). Il sito indica una prova gratuita di due settimane, senza carta di credito, senza un piano gratuito permanente; i prezzi per membro al mese vanno da 22 euro (Standard, pagamento annuale) a 27 euro (pagamento mensile).

Confronto rapido

CRM	Piano gratuito	Primo piano a pagamento
HubSpot	2 utenti, 1.000 contatti	Starter da 7 dollari/postazione (annuale)
Zoho CRM	3 utenti, automazioni di base	Vedi calcolatore sul sito
Attio	3 utenti, 50.000 record, 3 oggetti	Plus da 35 euro/mese (annuale)
Notion	Sì, con limiti (cronologia 7 giorni)	Plus 9,50 euro/membro
Pipedrive	No, prova 14 giorni	Essenziale 14 euro/utente (annuale)
Folk	No, prova 2 settimane	Standard 22 euro/membro (annuale)

Esempio con numeri (ipotesi mie)

Ipotesi: 3 persone che usano il CRM ogni giorno, prezzi con pagamento annuale, IVA esclusa o non applicata come indicato dai siti. Costo annuo:

• Pipedrive Essenziale: 14 × 3 × 12 = 504 euro.
• Attio Plus: 35 + 2 × 31 = 97 euro al mese, cioè 97 × 12 = 1.164 euro.
• HubSpot Starter: 7 × 3 × 12 = 252 dollari, perché il gratuito arriva solo a 2 utenti.
• Zoho CRM gratuito: 0, perché 3 utenti rientrano nel limite.

Il confronto serve solo a ricordare di contare utenti, limiti e valuta. Non dice quale prodotto sia migliore.

Quando passare a un piano a pagamento

I segnali sono pratici: sfori il limite di utenti o contatti, perdi un'opportunità per un follow-up dimenticato, il team non sa a che punto è un cliente, hai bisogno di automazioni e report che il piano gratuito non offre. Prima di migrare, esporta i dati e verifica che il nuovo strumento li importi senza perdere la storia delle conversazioni.

Errori comuni

• Scegliere in base a una guida vecchia: limiti e funzioni dei piani gratuiti cambiano.
• Importare tutti i contatti senza pulirli.
• Usare il CRM in modo non uniforme, con pochi dati inseriti dal team.
• Non definire a cosa serve ogni fase della pipeline.
• Non considerare il trattamento dei dati personali dei clienti: il CRM contiene dati personali, e il regolamento europeo sulla protezione dei dati si applica. Chiedi al tuo consulente privacy una verifica del fornitore.

Per l'automazione di marketing collegata al CRM leggi marketing automation per startup. Per altri strumenti vedi strumenti gratuiti per startup.

Fonti

• HubSpot: prezzi CRM^[1]
• Zoho CRM: prezzi^[2]
• Attio: pricing^[3]
• Notion: prezzi^[4]
• Pipedrive: prezzi^[5]
• Folk: pricing^[6]