Come si attiva lo smart working in una startup italiana e cosa devi fare per legge?
Lo smart working (lavoro agile) è regolato dalla legge 81/2017: serve un accordo individuale scritto con ogni dipendente, che indichi strumenti, tempi di riposo e disconnessione, controlli e condotte sanzionabili. Dal 1° settembre 2022 il datore di lavoro privato deve anche comunicare l'accordo al Ministero del Lavoro, entro 5 giorni dall'inizio del lavoro agile o dalla proroga, tramite il portale Servizi Lavoro. Tutto il resto (giorni in sede, strumenti, policy) lo decidi tu.
Articoli 18-23 della legge 81/2017 verificati sul testo pubblicato in Gazzetta Ufficiale (13 giugno 2017) e su Normattiva; obbligo e termine di comunicazione verificati sul sito del Ministero del Lavoro il 12 novembre 2026. Le norme cambiano: controlla il sito ufficiale e chiedi al tuo consulente del lavoro.
Smart working e telelavoro: la differenza
L'articolo 18 della legge 81/2017 definisce il lavoro agile come una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato, fissata con accordo tra le parti, anche per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro. La prestazione è svolta in parte nei locali aziendali e in parte all'esterno, senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell'orario giornaliero e settimanale previsti da legge e contratti collettivi.
Il telelavoro tradizionale, al contrario, è di solito un lavoro da una postazione fissa fuori sede, con orari definiti. Non l'ho verificato su una fonte ufficiale in questa pagina: se pensi di adottarlo, fatti dire dal consulente del lavoro quali accordi collettivi si applicano al tuo contratto. In una startup quasi sempre ti serve il lavoro agile.
Cosa deve contenere l'accordo individuale
L'articolo 19 richiede la forma scritta, "ai fini della regolarità amministrativa e della prova". L'accordo disciplina:
- l'esecuzione della prestazione fuori dai locali aziendali, anche rispetto all'esercizio del potere direttivo e agli strumenti usati dal lavoratore;
- i tempi di riposo e le misure tecniche e organizzative per la disconnessione dagli strumenti di lavoro;
- la durata: a termine o a tempo indeterminato; nel secondo caso il recesso richiede un preavviso non inferiore a 30 giorni (90 per i lavoratori disabili, se il recesso è del datore di lavoro). Con giustificato motivo si può recedere prima della scadenza, o senza preavviso se l'accordo è a tempo indeterminato;
- l'esercizio del potere di controllo (art. 21), nel rispetto dell'art. 4 dello Statuto dei lavoratori, e le condotte che comportano sanzioni disciplinari.
- Accordo individuale scritto con ogni dipendente (art. 19, L. 81/2017)
- Comunicazione al Ministero del Lavoro entro 5 giorni, anche per proroghe e modifiche
- Trattamento economico e normativo non inferiore a quello dei colleghi che fanno le stesse mansioni in sede (art. 20)
- Informativa scritta sui rischi almeno una volta l'anno (art. 22)
- Il datore di lavoro risponde della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti assegnati (art. 18)
La comunicazione al Ministero del Lavoro, passo per passo
- Firma l'accordo scritto con il dipendente e annotane la data di inizio (e di fine, se a termine).
- Il datore di lavoro (o il consulente delegato) accede con SPID o CIE al portale Servizi Lavoro e compila la comunicazione con il nominativo e le date.
- Invia entro 5 giorni dall'inizio del lavoro agile; ripeti per proroghe e modifiche.
Il Ministero indica che la mancata comunicazione è sanzionata ai sensi dell'art. 19, comma 3, del D.Lgs. 276/2003; non riporto importi perché non li ho verificati. Per le agenzie di somministrazione e la pubblica amministrazione il termine è diverso (giorno 20 del mese successivo).
Sicurezza, infortuni e diritti
L'articolo 22 impone al datore di lavoro di consegnare al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, almeno una volta l'anno, un'informativa scritta con i rischi generali e specifici di questa modalità. L'articolo 23 garantisce la tutela contro infortuni e malattie professionali legati alla prestazione fuori sede, e anche l'infortunio "in itinere" verso il luogo scelto, se la scelta è dettata da esigenze della prestazione o di conciliazione vita-lavoro e risponde a criteri di ragionevolezza.
Il comma 3-bis dell'art. 18, come risulta su Normattiva, impone di dare priorità alle richieste di lavoro agile di chi ha figli fino a 12 anni, di chi ha figli con disabilità o disabilità grave e dei caregiver; il rifiuto o l'ostacolo al lavoro agile nei due anni precedenti la richiesta di certificazione impedisce di ottenere la certificazione della parità di genere (comma 3-ter). Approfondisci in Diversity & Inclusion nelle startup.
Remote-first, ibrido o office-first
| Modello | Come funziona | Quando ha senso |
|---|---|---|
| Remote-first | Processi documentati e asincroni, riunioni poche e strutturate | Team distribuito e disciplina nella documentazione |
| Ibrido strutturato | Giorni fissi in sede, il resto da remoto | Team nella stessa città o regione |
| Office-first | Sede come default, lavoro agile su richiesta | Lavoro con hardware o clienti in presenza |
Qualunque modello scegli, scrivilo prima di assumere: le eccezioni caso per caso creano disuguaglianze percepite. Ricorda che per ogni persona che lavora da remoto serve comunque un accordo scritto e la comunicazione.
Esempio di costi (ipotesi dichiarate)
Ipotesi: un team di 6 persone, con rimborso forfettario di 30 € al mese a testa per connessione e cancelleria, più una licenza strumenti di 12 € a testa al mese. Costo mensile: 6 x (30 + 12) = 252 €; annuo 3.024 €. Sono cifre inventate per l'esempio, ma mostrano che la voce pesa poco rispetto allo stipendio: il costo vero è organizzativo (documentare, fare onboarding a distanza). Per il trattamento fiscale dei rimborsi leggi smart working 2026: tasse e rimborsi.
Errori comuni
- Far lavorare da casa senza accordo scritto "perché ci si fida".
- Dimenticare la comunicazione telematica, o farla in ritardo.
- Controllare il dipendente con software di monitoraggio senza averlo previsto nell'accordo e nel rispetto dello Statuto dei lavoratori.
- Ignorare l'informativa annuale sulla sicurezza.
Strumenti e policy
Servono quattro cose: un canale di messaggistica, uno spazio per la documentazione, un tool di gestione dei task e uno strumento per le presenze e le ferie. Quali scegliere dipende dal budget: nell'elenco di strumenti gratuiti trovi i piani verificati. La policy scritta, anche di due pagine, deve indicare fasce di reperibilità, spese di home office, regole per le riunioni e documentazione delle decisioni; collegala alla cultura aziendale.
Domande frequenti
Il dipendente può rifiutare lo smart working? L'accordo è "stabilito tra le parti": serve il consenso di entrambi, salvo le priorità previste per alcune categorie dall'art. 18, comma 3-bis.
Vale anche per i collaboratori con partita IVA? No: la legge 81/2017 qui descritta riguarda il lavoro subordinato.
Lo smart working si può fare dall'estero? Le implicazioni fiscali e previdenziali sono un tema a parte: chiedi al consulente prima di autorizzarlo.
Fonti
- Gazzetta Ufficiale, legge 22 maggio 2017 n. 81 (testo pubblicato)[1]
- Normattiva, L. 81/2017, art. 18[2]
- Ministero del Lavoro, comunicazione dello smart working[3]
Fonti e riferimenti
- Gazzetta Ufficiale, legge 22 maggio 2017 n. 81 (testo pubblicato) (gazzettaufficiale.it) ↩︎
- Normattiva, L. 81/2017, art. 18 (normattiva.it) ↩︎
- Ministero del Lavoro, comunicazione dello smart working (lavoro.gov.it) ↩︎