Come assumere le prime persone in una startup: guida pratica

Obblighi di informazione al lavoratore (D.Lgs. 152/1997), formazione e sorveglianza sanitaria (D.Lgs. 81/2008), calcolo del TFR (art. 2120 codice civile) e termini della comunicazione obbligatoria (FAQ d'archivio del Ministero del Lavoro) verificati su Normattiva, Brocardi e lavoro.gov.it il 12 novembre 2026. Contratti e agevolazioni sono nelle guide collegate, già verificate. Le regole e i contratti collettivi cambiano: controlla le fonti ufficiali e fatti assistere da un consulente del lavoro.

Quando assumere: prima la domanda giusta

Assumere troppo presto è uno degli errori più costosi, perché un dipendente è un costo fisso. Prima di aprire una posizione chiediti:

• Ho un ruolo definito che mi toglie tempo al lavoro centrale e che non so svolgere bene?
• Ho liquidità per pagare il costo di quella persona per un periodo lungo, anche se le vendite ritardano? Controlla il tuo runway e il burn rate.
• Posso misurare cosa deve ottenere in 90 giorni?
• Una collaborazione esterna a progetto basterebbe per ora?

Non ti do una soglia di mesi di runway valida per tutti: dipende dal settore e dal rischio che accetti. Un criterio prudente è non assumere se il costo annuo non è coperto dalla cassa che hai, a prescindere dai ricavi previsti.

Chi assumere per primo

Se sei un founder tecnico con un prodotto funzionante, la prima assunzione è spesso commerciale: qualcuno che parla con i clienti e chiude contratti. Se sei un founder business, il primo profilo è tecnico, ma valuta se un senior dipendente abbia più senso di una software house a progetto. Nelle prime fasi puoi esternalizzare contabilità, fiscale, design e consulenza legale; ciò che definisce il prodotto e il rapporto con i clienti conviene tenerlo dentro. Per ruoli e responsabilità vedi l'organigramma early stage.

Che contratto usare

Non esiste un contratto "da startup": il rapporto è disciplinato dal diritto del lavoro ordinario. Se la persona lavora con orari e direttive tue, è un dipendente, qualunque etichetta tu usi; se lavora in autonomia e per più clienti, può essere una collaborazione o una partita IVA. Le differenze, i limiti del contratto a termine e il rischio di riqualificazione sono spiegati nella guida ai contratti di lavoro per startup. Per i dipendenti dovrai poi applicare un contratto collettivo: vedi il CCNL per startup innovative. Per pagare in parte con quote o opzioni vedi ESOP e piano di opzioni e stock option e tassazione.

Adempimenti prima del primo giorno

1. Comunicazione obbligatoria (UniLav). In una FAQ del Ministero del Lavoro (documento d'archivio) la comunicazione di assunzione va fatta entro le ore 24 del giorno precedente l'inizio del rapporto. La stessa FAQ prevede deroghe: per urgenza legata a esigenze produttive la comunicazione può essere fatta entro cinque giorni, ferma restando una prima informativa al servizio competente entro il giorno precedente; per forza maggiore valgono regole proprie. Dato che il documento è d'archivio, verifica le modalità attuali con il consulente del lavoro o sul portale del Ministero.
2. Informazioni al lavoratore. L'articolo 1 del D.Lgs. 152/1997 obbliga il datore di lavoro, pubblico o privato, a informare il lavoratore su elementi come identità delle parti, luogo di lavoro, inquadramento, data di inizio, tipo di contratto, retribuzione iniziale e contratto collettivo applicato. Le informazioni vanno date all'atto dell'instaurazione del rapporto e prima dell'inizio dell'attività, con il contratto individuale scritto o con copia della comunicazione di assunzione; quelle non incluse vanno date per iscritto entro sette giorni, e alcune entro un mese. Conserva la prova dell'invio o della consegna.
3. Formazione sulla sicurezza. L'articolo 37 del D.Lgs. 81/2008 impone al datore di lavoro di assicurare a ogni lavoratore una formazione sufficiente e adeguata in materia di salute e sicurezza; la formazione deve avvenire alla costituzione del rapporto di lavoro. Durata e contenuti minimi dipendono dagli accordi in Conferenza Stato-Regioni e dal rischio dell'attività.
4. Sorveglianza sanitaria. Per l'articolo 41 la fa il medico competente nei casi previsti dalla normativa o se il lavoratore la richiede; la visita preventiva può avvenire anche prima dell'assunzione e serve a constatare l'assenza di controindicazioni al lavoro assegnato. Se la tua attività la prevede, nomina il medico competente.

Altri adempimenti dipendono da forma societaria, settore e organico (registrazioni previdenziali e assicurative, buste paga, libro unico, polizze): non li ho verificati uno per uno, quindi chiedi al consulente del lavoro una lista aggiornata per la tua società.

Quanto costa un dipendente

Il costo per l'azienda non è la retribuzione lorda: si aggiungono i contributi a carico del datore, il trattamento di fine rapporto e gli oneri assicurativi. Per il TFR l'articolo 2120 del codice civile dice che per ogni anno di servizio si accantona una quota pari alla retribuzione annua divisa per 13,5; la retribuzione comprende tutte le somme corrisposte a titolo non occasionale, rimborsi spese esclusi, salvo diversa previsione dei contratti collettivi. Il fondo è rivalutato ogni 31 dicembre con l'1,5% fisso più il 75% dell'aumento dell'indice ISTAT dei prezzi.

Esempio con numeri (ipotesi mie). RAL di 35.000 euro. TFR annuo: 35.000 / 13,5 = 2.592,59 euro. Contributi a carico del datore: ipotizzo il 30% della RAL per semplicità, cioè 10.500 euro; è un valore illustrativo, non un'aliquota ufficiale, che cambia con settore, inquadramento e agevolazioni. Costo stimato: 35.000 + 10.500 + 2.592,59 = 48.092,59 euro, circa il 137% della RAL. Mancano premio INAIL, formazione, attrezzature, welfare e consulenza paghe. Con un'agevolazione contributiva il conto cambia: nel caso di un bonus da 500 euro al mese per 12 mesi, il risparmio massimo è 6.000 euro, cioè 42.092,59 euro invece di 48.092,59. Le condizioni sono nella guida alle agevolazioni per le assunzioni, dove trovi anche i requisiti da verificare prima di firmare.

Le startup innovative possono inoltre retribuire una parte in strumenti finanziari con trattamento fiscale favorevole: dettagli in agevolazioni startup innovativa e welfare aziendale.

Onboarding dei primi 90 giorni

Anche con cinque persone vale la pena formalizzare i primi giorni. Non ho dati ufficiali sull'effetto dell'onboarding sul turnover, quindi ti propongo solo una struttura pratica:

• Giorno 1: accessi, strumenti, referente e obiettivi della settimana.
• Prima settimana: un compito concreto e verificabile, non solo "studia il prodotto".
• 30, 60, 90 giorni: incontri di feedback in entrambe le direzioni, con obiettivi scritti.
• Cultura e comunicazione: spiega come lavorate, vedi cultura aziendale e comunicazione interna.

Errori comuni

• Assumere per ansia di crescita senza un ruolo misurabile.
• Usare partite IVA per ruoli che di fatto sono subordinati.
• Dimenticare la comunicazione obbligatoria o consegnare le informazioni in ritardo.
• Stimare il costo con la sola RAL.
• Promettere equity a voce, senza documento.
• Contare su un incentivo prima di aver verificato requisiti e domanda.

Questa pagina non sostituisce la consulenza di un consulente del lavoro o di un avvocato giuslavorista.

Fonti

• Normattiva: D.Lgs. 152/1997, art. 1^[1]
• Normattiva: D.Lgs. 81/2008, art. 37^[2]
• Normattiva: D.Lgs. 81/2008, art. 41^[3]
• Testo dell'art. 2120 del codice civile (Brocardi)^[4]
• Ministero del Lavoro: FAQ comunicazioni obbligatorie (archivio)^[5]