Se hai una partita IVA in regime ordinario, ogni euro di spesa deducibile che documenti correttamente è un euro che non paghi due volte: non lo paghi all'IRPEF e non lo paghi all'IRAP (dove applicabile). Molti freelance, però, lasciano sul tavolo deduzioni legittime per paura di errori o semplicemente perché non sanno quali spese è possibile portare in detrazione.
Questa guida copre le principali categorie di spese deducibili per il 2026, con le percentuali esatte, le condizioni da rispettare e i documenti da conservare. Attenzione: si parla esclusivamente di regime ordinario. Se sei in regime forfettario, le spese analitiche non si deducono: la deduzione è già incorporata nel coefficiente di redditività applicato ai ricavi. Per capire meglio le due opzioni, leggi la nostra guida al regime forfettario e quella su come aprire la partita IVA.
Prima di entrare nel dettaglio, un'avvertenza generale: le norme fiscali cambiano frequentemente e ogni situazione personale è diversa. Questa guida ha scopo informativo. Per la tua dichiarazione dei redditi, confrontati sempre con un commercialista.
Perché le deduzioni contano davvero (soprattutto sopra i 28.000 euro)
Con le aliquote IRPEF 2026 in vigore, ogni spesa deducibile vale tanto di più quanto più alto è il tuo reddito imponibile:
- fino a 28.000 euro: aliquota marginale 23% — ogni 1.000 euro dedotti risparmi 230 euro di IRPEF
- da 28.001 a 50.000 euro: aliquota marginale 33% — ogni 1.000 euro dedotti risparmi 330 euro
- oltre 50.000 euro: aliquota marginale 43% — ogni 1.000 euro dedotti risparmi 430 euro
A questo si aggiungono le addizionali regionali e comunali IRPEF, che variano per territorio ma mediamente incidono tra l'1% e il 3,5% in più. Significa che una spesa da 2.000 euro correttamente dedotta, per un freelance nella fascia 33%, vale circa 660-730 euro di tasse in meno. Non è un dettaglio.
Detto questo, la deduzione non è un regalo: la spesa deve essere reale, documentata, inerente all'attività e — dove la legge lo prevede — limitata a una percentuale.
Attrezzatura e beni strumentali
Computer, monitor, periferiche
Un laptop, un computer fisso, monitor aggiuntivi, tastiere, mouse, hard disk esterni e simili sono beni strumentali deducibili al 100% se usati esclusivamente per l'attività professionale. Se li usi anche per uso personale, l'Agenzia delle Entrate presume un utilizzo promiscuo e la deducibilità scende al 50%.
Per i beni il cui costo unitario supera i 516,46 euro (al netto dell'IVA), la deduzione non è immediata: va ripartita per ammortamento nel corso degli anni di vita utile del bene, secondo i coefficienti stabiliti dal DM 31/12/1988. Per i computer e le attrezzature elettroniche, il coefficiente di ammortamento è tipicamente del 20% annuo (quindi 5 anni). Sotto quella soglia, puoi dedurre l'intero importo nell'anno di acquisto.
Smartphone e tablet
Stessa logica: uso esclusivamente professionale significa deducibilità al 100%; uso misto significa 50%. Nella pratica, quasi sempre si applica il 50% perché è difficile provare l'uso esclusivo di un telefono personale. L'IVA sull'acquisto è detraibile nella stessa proporzione (50% in caso di uso promiscuo).
Mobili e arredamento per lo studio
Scrivania, sedia ergonomica, librerie e altri arredi acquistati per uno studio dedicato all'attività sono deducibili, ma solo se esiste una reale separazione degli spazi. Il coefficiente di ammortamento per i mobili è del 15% annuo.
Software, abbonamenti e servizi digitali
Questa è spesso la categoria più sottovalutata dai freelance, eppure può essere significativa. Rientrano qui:
- Software professionale: suite Adobe, software di contabilità, strumenti di project management, editor di codice, applicazioni di design
- Abbonamenti SaaS: strumenti in abbonamento mensile o annuale (Notion, Figma, Canva Pro, GitHub, Slack, ecc.) se inerenti all'attività
- Hosting, domini, server: spese per siti web, email professionali, cloud storage
- Antivirus e sicurezza informatica
- Piattaforme per la firma digitale, fatturazione elettronica, conservazione sostitutiva
Se il software è usato esclusivamente per lavoro, la deducibilità è al 100%. Per gli abbonamenti su licenze annuali, la competenza fiscale può richiedere un rateo se il pagamento copre due anni solari diversi.
Formazione, libri e aggiornamento professionale
Le spese di formazione sono tra le deduzioni più "sicure" per i freelance, a patto che abbiano un legame diretto con l'attività svolta.
Cosa si può dedurre
- Corsi online e offline inerenti all'attività (marketing, programmazione, design, lingue straniere se usate nel lavoro, ecc.)
- Libri tecnici e professionali (fisici o ebook)
- Abbonamenti a riviste specializzate e newsletter professionali a pagamento
- Partecipazione a convegni, conferenze, workshop di settore (inclusi costi di iscrizione)
- Corsi universitari o master se inerenti all'attività professionale svolta
Cosa non si può dedurre
La formazione "generica" non è deducibile. Un corso di yoga, anche se ti rende più produttivo, non è inerente all'attività di sviluppatore o copywriter. La deducibilità dipende dalla dimostrazione del nesso causale con l'attività: conserva sempre la descrizione del corso e la ricevuta di pagamento intestata alla tua partita IVA.
Telefono e connessione internet
Per il telefono e la connessione internet, la legge italiana prevede una deduzione forfettaria limitata:
- Telefono fisso e mobile (uso promiscuo): deducibile all'80% del costo
- Connessione internet (uso promiscuo): deducibile all'80%
- IVA: detraibile nella stessa misura (80%)
Se riesci a dimostrare l'uso esclusivamente professionale (ad esempio con una SIM intestata alla partita IVA e usata solo per lavoro), la percentuale sale al 100%. Nella pratica, l'80% è la regola che si applica nella quasi totalità dei casi.
Per i freelance che lavorano da remoto, la bolletta della connessione casa-ufficio è tra le spese più documentate e contestate. Conserva le fatture dell'operatore e assicurati che siano intestate correttamente (partita IVA o codice fiscale dell'intestatario dell'abbonamento).
Affitto e spese per lo studio professionale
Studio esterno (in locazione)
Se affitti un ufficio o uno studio esclusivamente per svolgere l'attività professionale, il canone di locazione è deducibile al 100%. Devi avere un contratto di locazione regolarmente registrato e la destinazione d'uso deve essere non abitativa (ufficio/studio). Conserva il contratto, le ricevute di pagamento e — se stai in un coworking — le fatture mensili del servizio.
Studio in casa (uso promiscuo dell'abitazione)
Questo è il caso più comune per i freelance. La norma è restrittiva: se usi una stanza della tua abitazione come studio, non puoi dedurre direttamente la quota di affitto o mutuo. Puoi però dedurre le spese direttamente riferibili allo studio (ad esempio, le utenze in misura forfettaria) ma il TUIR esclude in generale la deducibilità dell'abitazione a uso promiscuo per i lavoratori autonomi, salvo che le stanze siano utilizzate esclusivamente per l'attività e vi sia separatezza fisica comprovabile.
La soluzione pratica adottata da molti è stipulare un contratto di locazione tra il proprietario dell'immobile (es. il coniuge) e la propria ditta individuale, ma questa operazione richiede una valutazione attenta con il commercialista per evitare contestazioni.
Auto e spese di trasporto
Veicolo a uso promiscuo
La normativa italiana è particolarmente restrittiva sulle auto per i lavoratori autonomi. Per i veicoli a uso promiscuo (la quasi totalità dei casi):
- Deducibilità delle spese (carburante, assicurazione, manutenzione, bollo) al 20%
- IVA detraibile al 40% (salvo veicoli strumentali esclusivi)
- Il costo di acquisto del veicolo, per la quota ammortizzabile, è deducibile al 20% con un tetto massimo di costo riconoscibile di 18.075,99 euro (importo storico del TUIR, verificare aggiornamenti per il 2026)
Veicolo a uso esclusivamente strumentale
Alcuni professionisti (es. agenti di commercio, autotrasportatori) possono avere deducibilità maggiore se dimostrano l'uso esclusivamente professionale del veicolo. La percentuale può arrivare all'80% o al 100%, ma la documentazione richiesta è molto rigorosa.
Trasporti alternativi
Taxi, treni, aerei, autobus e altri mezzi di trasporto utilizzati per trasferte di lavoro (meeting con clienti, eventi, spostamenti documentati) sono generalmente deducibili al 100% se inerenti all'attività. Conserva i biglietti, le ricevute e un resoconto del motivo della trasferta.
Pasti e spese di rappresentanza
Pasti con clienti
Le spese per pranzi o cene con clienti, fornitori o collaboratori in contesti di lavoro rientrano nelle spese di rappresentanza. La deducibilità è limitata:
- Deducibili nella misura del 75% dell'importo, e solo entro il limite dell'1% dei compensi percepiti nell'anno
- IVA: non detraibile sulle spese di vitto e alloggio di rappresentanza
Sulla ricevuta o fattura del ristorante, annota sempre il nome del cliente, l'azienda e il motivo dell'incontro. In caso di verifica, questa documentazione è fondamentale.
Pasti durante trasferte
Se sei in trasferta fuori dal comune in cui svolgi l'attività, le spese di vitto sono deducibili al 75% ma con limiti giornalieri: 180,76 euro/giorno per trasferte in Italia, 258,23 euro/giorno per l'estero (importi da verificare per eventuali aggiornamenti 2026). Anche qui, documenta sempre la motivazione della trasferta.
Contributi previdenziali e assicurazioni
Questa categoria è spesso dimenticata ma è tra le più vantaggiose:
- Contributi INPS (Gestione Separata o Casse professionali): deducibili al 100% dal reddito complessivo
- Polizze assicurative professionali (RC professionale, infortuni): deducibili al 100% se inerenti all'attività
- Fondo pensione integrativo: deducibile fino a 5.164,57 euro annui dal reddito complessivo IRPEF (limite invariato da anni)
Se vuoi capire come ottimizzare la previdenza complementare come lavoratore autonomo, abbiamo una guida dedicata su come funziona la pensione in Italia.
Collaboratori e professionisti esterni
Se paghi un collaboratore (con partita IVA, co.co.co., o in altro modo), il compenso corrisposto è deducibile al 100% come costo del personale o costo per servizi. Allo stesso modo sono deducibili:
- Onorari del commercialista
- Parcelle di avvocati per consulenze legate all'attività
- Compensi a grafici, sviluppatori, copywriter ingaggiati per commesse
Fondamentale: il pagamento deve essere tracciabile (bonifico o carta) e il collaboratore deve emettere regolare fattura o ricevuta.
Come documentare le spese: regole pratiche
Una spesa dedotta senza documentazione adeguata, in caso di verifica fiscale, viene semplicemente disconosciuta — e si aggiungono sanzioni e interessi. Ecco le regole pratiche da seguire:
- Fattura intestata alla partita IVA: ogni volta che acquisti qualcosa per l'attività, richiedi una fattura con il tuo numero di partita IVA (o codice fiscale se sei un professionista persona fisica). Scontrini anonimi hanno valore molto ridotto.
- Pagamenti tracciabili: usa sempre bonifico, carta di debito/credito o altri strumenti tracciabili. I pagamenti in contanti oltre i limiti di legge non sono deducibili e creano rischi aggiuntivi.
- Conservazione obbligatoria: le fatture passive devono essere conservate per almeno 10 anni dalla data di presentazione della dichiarazione. Con la fatturazione elettronica, la conservazione digitale sostitutiva è obbligatoria.
- Inerenza documentabile: per spese "borderline" (formazione, ristorazione, viaggi), tieni un registro o un semplice file Excel con data, importo, fornitore e motivo della spesa. In caso di verifica, questo documento supporta la tua posizione.
- Separazione conti: avere un conto corrente dedicato all'attività professionale semplifica enormemente la gestione e rende più credibile la distinzione tra spese personali e professionali.
Cosa non si può dedurre (errori frequenti)
Altrettanto utile sapere cosa non è deducibile, per evitare errori in dichiarazione:
- Spese personali spacciati per professionali (abbigliamento non da lavoro, palestra, vacanze)
- Alimenti e spese per la famiglia
- Mutuo prima casa (non è deducibile come costo, anche se usi una stanza come studio)
- Sanzioni e multe (ad esempio, contravvenzioni stradali)
- Spese relative a redditi esenti o non imponibili
Freelance e investimenti: cosa sapere
Se da freelance riesci a costruire un piccolo capitale nel tempo, è utile sapere che i redditi da investimento seguono regole diverse da quelli professionali. Le plusvalenze su azioni, ETF e fondi sono tassate al 26% come imposta sostitutiva, separata dall'IRPEF. Per le criptovalute, dal 2026 l'aliquota è salita al 33% sulle plusvalenze.
Se vuoi capire come iniziare a investire i risparmi della tua attività, puoi leggere la nostra guida su come iniziare a investire da zero o approfondire la tassazione delle rendite finanziarie. Molti freelance costruiscono nel tempo un fondo di emergenza (ne parliamo qui: fondo di emergenza) e poi iniziano a investire la liquidità eccedente con strumenti come gli ETF.
Domande frequenti
Posso dedurre le spese del computer se lo uso anche per uso personale?
Se il computer è usato in modo promiscuo (lavoro e uso personale), la deducibilità scende al 50% del costo. Solo se riesci a dimostrare l'uso esclusivamente professionale — cosa difficile per un dispositivo personale — puoi portare il 100%. Nella pratica, il 50% è la percentuale standard applicata dalla quasi totalità dei commercialisti per i dispositivi a uso misto.
Sono in regime forfettario: posso dedurre le spese analiticamente?
No. Il regime forfettario non prevede la deduzione analitica delle spese: il reddito imponibile si calcola applicando il coefficiente di redditività ai ricavi (es. 78% per molte categorie), e quella quota forfettaria "assorbe" tutte le spese. Le uniche deduzioni ammesse sono i contributi previdenziali obbligatori e il fondo pensione (nei limiti di legge). Se vuoi dedurre le spese effettive, devi essere in regime ordinario.
La spesa di formazione online è deducibile anche se il corso è in inglese o tenuto da un provider estero?
Sì, quello che conta è l'inerenza con l'attività professionale svolta, non la lingua o la nazionalità del provider. Un corso Udemy, Coursera o simile inerente al tuo lavoro è deducibile. Assicurati di avere una ricevuta o fattura (anche in formato digitale) e di conservare la descrizione del corso per documentare l'inerenza. Per i provider extra-UE, l'IVA potrebbe essere soggetta a regole speciali (reverse charge): verifica con il tuo commercialista.
Devo emettere fattura per tutte le spese che deduco?
No, le fatture che deduco sono quelle che ricevi dai tuoi fornitori (fatture passive), non quelle che emetti tu. Sei tu che devi richiedere la fattura al fornitore quando acquisti beni o servizi per la tua attività. Per alcune spese minori esistono scontrini parlanti o ricevute fiscali, ma la fattura intestata alla tua partita IVA è sempre la documentazione più solida in caso di verifica fiscale.
Posso dedurre le spese di un abbonamento mensile (SaaS) nell'anno in cui le pago?
Sì, per i lavoratori autonomi in contabilità semplificata (il caso più comune) vale il principio di cassa: si deduce nell'anno in cui avviene il pagamento, indipendentemente dalla competenza. Fanno eccezione alcune categorie specifiche (beni strumentali soggetti ad ammortamento). Se sei in contabilità ordinaria, si applica il principio di competenza e potresti dover calcolare un rateo per abbonamenti pluriennali o che coprono due anni solari.