Aprire una partita IVA e trovarsi davanti a liquidazioni, registri e scadenze può sembrare scoraggiante. Ma la realtà è che il regime di contabilità semplificata — quello in cui finisce la stragrande maggioranza delle partite IVA individuali e delle piccole imprese — ha regole chiare e gestibili, a patto di capire come funziona davvero.
Questa guida copre tutto quello che devi sapere: quando si applica il regime semplificato, come si calcolano e versano le liquidazioni IVA, quali registri tenere, le aliquote vigenti, il plafond esportatori e qualche dritta pratica per non incappare in errori costosi. Se stai pensando di aprire una partita IVA o sei appena passato dal regime forfettario al regime ordinario, sei nel posto giusto.
Se invece sei ancora nella fase di valutazione, leggi prima la nostra guida su come aprire partita IVA e quella sul regime forfettario, che è spesso la scelta più conveniente per chi inizia.
Contabilità semplificata: chi può usarla e quando si applica
La contabilità semplificata è il regime contabile previsto dall'art. 18 del DPR 600/1973 per i contribuenti con ricavi o compensi al di sotto di determinate soglie. Nel 2026 le soglie sono:
- 400.000 euro per le imprese che svolgono attività di prestazione di servizi
- 700.000 euro per le imprese che svolgono altre attività (cessione di beni)
Attenzione: questi limiti riguardano la contabilità ai fini delle imposte sui redditi, non l'IVA in sé. Chi supera le soglie passa obbligatoriamente alla contabilità ordinaria, che richiede libro giornale, libro degli inventari e altri registri aggiuntivi. I professionisti (avvocati, consulenti, designer, sviluppatori web, ecc.) non hanno limiti di ricavi per la contabilità semplificata: possono applicarla sempre, a prescindere dal volume d'affari, salvo che optino volontariamente per quella ordinaria.
Cosa cambia rispetto al regime forfettario
Il regime forfettario è un regime agevolato riservato a chi non supera gli 85.000 euro di ricavi annui, con imposta sostitutiva al 15% (5% per i primi cinque anni a determinate condizioni). Nel forfettario non si applica l'IVA: non si addebita ai clienti, non si porta in detrazione quella sugli acquisti e non si fanno liquidazioni.
Nel regime semplificato, invece, si è pienamente soggetti IVA: si applica l'aliquota corretta in fattura, si detrae l'IVA sugli acquisti inerenti all'attività e si versano periodicamente le differenze al fisco. La tassazione sul reddito avviene con IRPEF ordinaria (23% fino a 28.000 euro, 33% da 28.001 a 50.000 euro, 43% oltre 50.000 euro) più addizionali regionali e comunali.
Le aliquote IVA applicabili nel 2026
Le aliquote IVA in Italia non cambiano frequentemente, ma è fondamentale applicare quella corretta perché un errore può costare sanzioni fino al 90% dell'imposta non versata. Le aliquote vigenti nel 2026 sono:
- 4% — aliquota ridotta per beni di prima necessità: generi alimentari essenziali, libri, giornali, abitazioni acquistate come prima casa, servizi di ristorazione per mense scolastiche e ospedaliere
- 5% — aliquota introdotta negli ultimi anni per specifici servizi sociali, sanitari e alcune cessioni di beni agricoli
- 10% — aliquota ridotta per alimenti non di prima necessità, prodotti farmaceutici, servizi turistici e alberghieri, ristrutturazioni edilizie
- 22% — aliquota ordinaria, applicabile a tutto ciò che non rientra nelle categorie precedenti
La maggior parte delle prestazioni di servizi professionali (consulenze, design, sviluppo software, copywriting, formazione non esente) rientra nell'aliquota ordinaria al 22%. Esistono poi regimi speciali di esenzione IVA (art. 10 DPR 633/72) per medici, avvocati in alcune prestazioni specifiche, attività di insegnamento privato e altro ancora: se operi in uno di questi settori, verifica con un commercialista.
Liquidazioni IVA: trimestrale o mensile?
Uno degli aspetti più pratici della gestione IVA è capire con quale cadenza devi versare. Il principio base è semplice: calcoli la differenza tra IVA riscossa (sulle vendite) e IVA pagata (sugli acquisti), e versi la differenza all'Erario. Se la differenza è negativa hai un credito IVA che puoi portare in detrazione nei periodi successivi o, in certi casi, richiedere a rimborso.
Liquidazione trimestrale
La liquidazione trimestrale è il regime di default per chi ha un volume d'affari annuo non superiore a:
- 500.000 euro per le imprese di servizi
- 800.000 euro per le imprese di beni
Con la liquidazione trimestrale si versano quattro volte all'anno, entro il giorno 16 del secondo mese successivo al trimestre di riferimento, con una maggiorazione dell'1% a titolo di interessi. Le scadenze concrete per il 2026 sono:
- I trimestre (gennaio-marzo): versamento entro il 16 maggio 2026
- II trimestre (aprile-giugno): versamento entro il 16 agosto 2026 (prorogato al primo giorno feriale successivo se cade in agosto)
- III trimestre (luglio-settembre): versamento entro il 16 novembre 2026
- IV trimestre (ottobre-dicembre): il saldo non si versa separatamente ma confluisce nel saldo della dichiarazione annuale IVA (entro il 16 marzo dell'anno successivo o entro giugno con la dichiarazione dei redditi)
Liquidazione mensile
Chi supera le soglie indicate o chi opta volontariamente per la periodicità mensile deve liquidare entro il 16 di ogni mese per il mese precedente. La maggiorazione dell'1% non si applica. Questa cadenza è più impegnativa ma evita di accumulare grandi importi da versare una volta al trimestre, il che può essere utile per la gestione del flusso di cassa.
Acconto IVA di dicembre
Sia i contribuenti mensili che quelli trimestrali devono versare entro il 27 dicembre un acconto IVA pari all'88% della liquidazione del mese o trimestre precedente (metodo storico), oppure calcolato sulla base dei movimenti effettivi fino al 20 dicembre (metodo previsionale), oppure ancora sulla base dell'88% dell'IVA dovuta nell'anno precedente (metodo analitico). Il metodo storico è il più semplice e il più usato.
Registri IVA obbligatori: cosa tenere e come
In contabilità semplificata devi tenere due registri IVA fondamentali:
Registro delle fatture emesse (o registro dei corrispettivi)
Qui si annotano tutte le fatture emesse ai clienti, in ordine cronologico, con data, numero progressivo, ragione sociale del cliente, imponibile e IVA. Chi ha operazioni con consumatori finali (B2C) può tenere il registro dei corrispettivi invece di emettere fattura per ogni singola vendita, se utilizza il registratore telematico.
Le fatture devono essere registrate entro il giorno 15 del mese successivo a quello di emissione, con riferimento al mese precedente ai fini della liquidazione IVA (art. 23 DPR 633/72).
Registro degli acquisti
Qui si annotano tutte le fatture ricevute dai fornitori per acquisti inerenti all'attività. Solo le fatture registrate in questo registro danno diritto alla detrazione dell'IVA. La detrazione è ammessa a patto che:
- L'acquisto sia inerente all'attività professionale o d'impresa
- La fattura sia ricevuta e registrata (in base alle regole di competenza IVA)
- Non ricorrano le ipotesi di indetraibilità oggettiva (art. 19-bis1 DPR 633/72), come per auto, carburanti, alberghi e ristoranti al di sopra di certi limiti
Conservazione e fatturazione elettronica
Dal 2024 la fatturazione elettronica è obbligatoria per praticamente tutti i contribuenti, inclusi quelli in regime semplificato. Le fatture vengono emesse e ricevute tramite il Sistema di Interscambio (SDI) dell'Agenzia delle Entrate. Questo ha semplificato molto la tenuta dei registri, perché molti software di fatturazione compilano automaticamente i registri IVA man mano che si emettono e ricevono fatture. La conservazione digitale è obbligatoria per 10 anni.
Il plafond esportatori: come funziona e quando conviene
Se svolgi attività con l'estero e fatturi a clienti fuori dall'UE (esportazioni) o emetti fatture intracomunitarie a soggetti IVA in altri paesi UE, puoi accumulare un plafond esportatori che ti consente di acquistare beni e servizi in Italia senza pagare l'IVA ai fornitori.
Come si calcola il plafond
Il plafond si forma con le operazioni non imponibili IVA (art. 8, 8-bis e 9 DPR 633/72): esportazioni dirette, cessioni intracomunitarie, prestazioni di servizi verso soggetti extra-UE. Se queste operazioni superano il 10% del tuo volume d'affari totale nell'anno precedente, acquisisci lo status di esportatore abituale e puoi utilizzare il plafond.
Esistono due metodi di calcolo:
- Plafond fisso: si considera il volume di operazioni non imponibili dell'anno solare precedente. Si può spendere tale importo nell'anno successivo
- Plafond mobile: si considera la somma delle operazioni non imponibili nei 12 mesi precedenti, aggiornata mensilmente
Come si usa
L'esportatore abituale comunica al fornitore la propria qualifica tramite una dichiarazione d'intento, trasmessa preventivamente all'Agenzia delle Entrate in formato elettronico. Il fornitore, una volta ricevuta la dichiarazione d'intento e verificato il numero di protocollo sul sito dell'Agenzia, emette la fattura senza applicare l'IVA (non imponibile art. 8 co. 1 lett. c).
Attenzione: lo splafonamento (cioè acquistare senza IVA per importi superiori al plafond disponibile) è una violazione fiscale grave, con sanzioni dal 100% al 200% dell'imposta non applicata. Monitorare il plafond residuo è fondamentale.
Gestione pratica: errori da evitare e consigli operativi
Non confondere IVA riscossa con utile
Questo è l'errore classico di chi inizia. Quando emetti una fattura da 10.000 euro + IVA 22%, il tuo conto corrente riceve 12.200 euro. Ma 2.200 euro non sono tuoi: sono IVA riscossa per conto dello Stato. Se li spendi, al momento della liquidazione ti trovi senza liquidità per versarla. La soluzione è aprire un conto dedicato (o accantonare sistematicamente) l'IVA riscossa su ogni fattura incassata.
Per gestire meglio la liquidità della tua attività ti può aiutare anche la nostra guida su come costruire un fondo di emergenza: un principio valido sia per la vita personale che per l'attività professionale.
Monitorare la soglia dei 85.000 euro
Se sei in regime forfettario e ti avvicini agli 85.000 euro di ricavi, devi monitorare la situazione con attenzione. Se li superi in corso d'anno, esci dal forfettario dall'anno successivo e passi al regime ordinario con contabilità semplificata e IVA. Questo cambia completamente la gestione amministrativa e fiscale.
IVA per cassa vs IVA per competenza
Nel regime ordinario l'IVA è normalmente per competenza: si versa (e si detrae) nel periodo in cui la fattura è emessa/ricevuta, indipendentemente dal pagamento. Esiste però il regime dell'IVA per cassa (art. 32-bis DL 83/2012), opzionale per chi non supera 2 milioni di euro di volume d'affari: in questo caso l'IVA diventa esigibile solo al momento dell'incasso e quella sugli acquisti si detrae solo al pagamento. È vantaggioso se hai clienti che pagano con ritardo.
Ravvedimento operoso in caso di errori o ritardi
Se ti dimentichi una scadenza o commetti un errore, non aspettare che arrivi un accertamento. Con il ravvedimento operoso puoi regolarizzare spontaneamente pagando una sanzione ridotta: 0,1% per giorno fino al 14° giorno di ritardo (ravvedimento sprint), 1,5% dal 15° al 30° giorno, 1,67% dal 31° al 90° giorno, 3,75% dopo 90 giorni ma entro l'anno. Prima paghi, meno spendi in sanzioni.
Investire le risorse della tua attività in modo efficiente
Una partita IVA ben gestita genera reddito che, una volta tassato, può essere destinato a costruire patrimonio nel tempo. Dopo aver capito la fiscalità della tua attività, il passo successivo è pianificare come far lavorare i tuoi risparmi. Se sei alle prime armi con gli investimenti, ti consigliamo di partire dalla guida come iniziare a investire da zero e di valutare strumenti semplici ed efficienti come i ETF, particolarmente adatti a chi non vuole dedicare molto tempo alla gestione del portafoglio.
Ricorda che anche la tassazione sulle rendite finanziarie è un tema rilevante per chi ha partita IVA: plusvalenze e dividendi su strumenti finanziari sono soggetti all'imposta sostitutiva del 26%. Approfondisci nella nostra guida sulla tassazione delle rendite finanziarie.
Dichiarazione annuale IVA e F24
Oltre alle liquidazioni periodiche, ogni anno va presentata la dichiarazione annuale IVA (modello IVA), che riepiloga tutte le operazioni dell'anno e determina il saldo finale. La scadenza è il 30 aprile dell'anno successivo se presentata autonomamente, oppure può essere inclusa nella dichiarazione dei redditi (modello Redditi PF) con scadenza che tipicamente cade a fine novembre.
Tutti i versamenti IVA si effettuano tramite modello F24, utilizzando i codici tributo specifici: 6001-6012 per le liquidazioni mensili (da gennaio a dicembre), 6031-6033 per le trimestrali (I, II e III trimestre), 6035 per l'acconto di dicembre, 6099 per il saldo annuale.
Il modello F24 può essere compilato e inviato direttamente online tramite i servizi dell'Agenzia delle Entrate (Fisconline o Entratel) oppure tramite il proprio istituto bancario o un intermediario abilitato.
Domande frequenti
Qual è la differenza tra contabilità semplificata e regime forfettario ai fini IVA?
Nel regime forfettario non si applica l'IVA: non si addebita ai clienti, non si detrae quella sugli acquisti e non si fanno liquidazioni periodiche. In contabilità semplificata, invece, si è pienamente soggetti IVA: si applica l'aliquota corretta in fattura, si detrae l'IVA sugli acquisti inerenti e si versano periodicamente le differenze al fisco tramite F24. Il regime forfettario è riservato a chi non supera gli 85.000 euro di ricavi e rispetta altri requisiti.
Quando devo passare dalla liquidazione trimestrale a quella mensile?
Il passaggio è obbligatorio se il volume d'affari dell'anno precedente supera 500.000 euro per le imprese di servizi o 800.000 euro per le imprese di beni. Al di sotto di queste soglie la liquidazione trimestrale è quella di default, ma puoi sempre optare volontariamente per quella mensile comunicandolo nella dichiarazione IVA annuale.
Posso detrarre l'IVA su tutti gli acquisti che faccio per la mia attività?
Non sempre. La detrazione è ammessa solo per acquisti inerenti all'attività e non ricade nelle ipotesi di indetraibilità oggettiva previste dall'art. 19-bis1 del DPR 633/72. Le limitazioni più comuni riguardano: autovetture (detraibilità al 40% per i professionisti, salvo uso esclusivo aziendale dimostrabile), carburanti, spese di rappresentanza, alberghi e ristoranti (detraibilità al 75%). Per le spese di telefonia fissa e mobile la detraibilità è limitata al 50% se non ad uso esclusivo professionale.
Cosa succede se dimentico di versare una liquidazione IVA entro la scadenza?
Puoi regolarizzare con il ravvedimento operoso pagando una sanzione ridotta: 0,1% per ogni giorno di ritardo fino al 14° giorno, 1,5% dal 15° al 30° giorno, 1,67% tra il 31° e il 90° giorno, 3,75% se regolarizzi entro un anno dalla scadenza. Oltre a queste percentuali vanno aggiunti gli interessi di mora (calcolati al tasso legale vigente). L'importante è agire spontaneamente prima di ricevere un atto di accertamento, perché dopo non è più possibile beneficiare del ravvedimento.
Il plafond esportatori conviene sempre utilizzarlo?
Conviene quando hai fornitori italiani da cui acquisti beni o servizi significativi imponibili al 22% e hai effettivamente accumulato un plafond sufficiente. Non conviene forzare gli acquisti solo per "consumare" il plafond, né utilizzarlo con fornitori inaffidabili che potrebbero avere problemi fiscali propri. Tieni sempre traccia del plafond residuo per evitare lo splafonamento, che comporta sanzioni pesanti.
Se ho un credito IVA, posso sempre chiederlo a rimborso?
Il rimborso infrannuale (trimestrale) è ammesso solo in specifiche condizioni: aliquota media sugli acquisti superiore a quella sulle vendite, operazioni non imponibili superiori al 25% del totale, inizio attività, cessazione attività o altre ipotesi previste dall'art. 38-bis del DPR 633/72. Per importi superiori a 30.000 euro il rimborso richiede garanzia fideiussoria o visto di conformità. In molti casi è più comodo portare il credito in compensazione tramite F24 con altre imposte dovute.